Trainers en facilitators krijgen vaak te maken met verandercommunicatie
Het gebeurt veel trainers: je bereidt een prachtig workshopprogramma voor, maar de praktijk loopt totaal anders. Er poppen nieuwe thema’s op, er zijn andere discussies die nog gevoerd moeten worden of de groep is er nog niet klaar voor om nieuwe onderwerpen te bespreken. Een ervaren trainer of facilitator weet dat inspelen op de groepsdynamiek cruciaal is om een zinvol programma te draaien. Dat betekent improviseren! Wat doe je als trainer met het vaak gehoorde verwijt “het probleem is de communicatie”? Hoe speel je in op de groepsdynamiek?
Het is donderdagmiddag en dat is, als je mag kiezen, niet het fijnste moment om een training te geven. Ik sta in de deuropening om de deelnemers te ontvangen. Het energielevel van menig deelnemer past bij het gevoel van het ‘einde van de dag’ of zelfs ‘het-is-bijna-weekend’. De check-in was afwachtend, maar eerlijk: niemand heeft nog echt energie en zin in de workshop, die ook nog een deel van de avond zou beslaan. Ondanks een vol schema, besluit ik toch langer stil te staan bij de vraag: Waarom zijn we hier eigenlijk? Even vertragen en stilstaan, voordat we verder kunnen of zelfs kunnen versnellen. Zo nodig. Maar volgens veel managers een “tijdrovend en energie slurpend” begin van een workshop. Liever starten ze direct met de inhoud, omdat ze al weten waar we met deze workshop naartoe moeten bewegen. Een programma er doorheen drukken, werkt echter averechts. De groep voelt zich niet gehoord, de manager komt meer op afstand te staan, het probleem wordt niet écht besproken. De groep is misschien fysiek aanwezig, maar ontwijkt het moeilijke gesprek. En toen kwam het:
“Het probleem is de communicatie.”
Een veel genoemd verwijt, dat eigenlijk op elk project of samenwerking wel van toepassing is: “Het probleem is de communicatie”. Het is te algemeen om te kunnen aanpakken, te makkelijk om te verwijten. Als trainer of facilitator aan jou de taak om het te concretiseren: Welk gevoel schuilt erachter? Wat valt er in dit verwijt onder de noemer ‘communicatie’? Over wie hebben we het? Over welke communicatie(momenten) hebben we het? Waarom is de communicatie niet effectief? Pas als de context helder is, kun je het gesprek sturen richting een oplossing. Probeer hierbij de eigenaar van de quote zelf met oplossingen te laten komen, schakel niet door naar de zender van desbetreffende communicatie. Het probleem schuilt vaak niet (alleen) in de communicatie, maar in de perceptie en verwachtingen van de samenwerking.
Hoe kun je inspelen op de behoefte en groepsdynamiek?
Als de groep het onderwerp communicatie graag wil bespreken, doe het dan. Stel het niet uit. Ga de uitdaging aan, want de groep heeft het nodig om verder te kunnen. Dat wat gezegd moet worden, mag gezegd worden. Echter: communicatie wordt vaak als excuus gebruikt, dus het is aan jou als trainer of facilitator om te onderzoeken waarom mensen niet het geagendeerde onderwerp, maar een ander onderwerp, zoals communicatie, willen bespreken.
Wat kun je doen om als trainer of facilitator in te spelen op de groepsdynamiek? Een korte workshop voor trainers en facilitators:
Neem meer tijd voor een bewuste check-in
Te vaak kom ik in workshops waar de check-in een vast onderdeel van het programma is geworden. En te vaak is er te weinig tijd voor: het geeft het gevoel dat we de check-in even moeten afvinken. Dat het niet uitmaakt wat je zegt, maar dat we daarna gewoon het programma gaan draaien zoals bedacht. Als je geen tijd hebt, doe dan geen check-in. Als je de tijd neemt voor een bewuste check-in, start dan zelf met een eerlijke check-in. Zeg het ook als je eigenlijk je dag niet hebt, of het programma spannend vindt. Een check-in helpt dan om mentaal en fysiek klaar te zijn voor het gesprek.Start eens zonder programma
Natuurlijk is een goede voorbereiding het halve werk. Als je 20 mensen voor je hebt zitten, wil je hun tijd wel effectief besteden. Echter, stiekem weet iedereen vaak wel wat er nodig is voor de groep om verder te kunnen. We zeggen het alleen niet als we er niet om gevraagd worden. Houd je werkvormen daarom eens ‘achter de hand’ en begin met vragen wat de groep deze workshop het liefst zou oplossen. Waar ze hun tijd aan zouden willen besteden als ze mochten kiezen. En zoek dan naar een link met de onderdelen uit je voorbereiding, zodat de onderdelen die je toepast, meer draagvlak hebben, en daardoor een groter effect.Voer het gesprek op voeten, in plaats van een gewone vergadersetting
We verschuilen ons te vaak achter de bekende werkvormen: een brainstorm met post-its of een presentatie met vragen. Activeer deelnemers door te gaan staan, door actief deel te nemen in een ‘gesprek op voeten’. Bij deze werkvorm ga je letterlijk staan voor je mening. Dat doe je door voor, achter of tegenover de spreker te gaan staan. Je positie verbeeldt je standpunt. Je hoeft daardoor niet het standpunt te herhalen als je het ermee eens bent, maar kunt je beperken tot je vragen of aanvullingen. Het gesprek krijgt een andere lading en geeft de groep inzicht in de verschillen, of wat er nodig is om mensen dichterbij elkaar te krijgen.
Wij zijn trainers en facilitators met veel ervaring in verandercommunicatie. Het is onze kwaliteit om in te spelen op wat de groep nodig heeft, aan te voelen hoe ver we kunnen gaan, en mensen uit te dagen om te veranderen. Wil je meer weten? Kom gerust eens een kop koffie met ons drinken. Of stuur een berichtje naar cherique@codegeel.co.
