Van adviseren naar communiceren, implementeren en realiseren
Hoe geef je leiding aan verandering? Veel verandermanagers, projectleiders en programmamanagers realiseren zich te laat dat verandermanagement meer vraagt dan alleen projectmanagement skills. Interne communicatie, in het vakgebied ook wel verandercommunicatie genoemd, wordt dan voor waarheid aangenomen. Maar een goede verandermanager weet projectmanagement en interne communicatie te verbinden, waardoor plannen van de advies- naar implementatiefase kunnen.
Verandermanagers weten complexe projecten en veranderingen vaak goed te managen: ze bewaken tijd, budget en kwaliteit zorgvuldig. Maar de ‘zachte’ kant van verandering is vaak de oorzaak voor vertraging of mislukking. Het gaat dan over het gevoel wat mensen hebben bij de verandering, waardoor ze vasthouden aan oude gewoonten en tradities of opzien tegen verandering. Het kan ook gaan over communicatie: de verandering heeft bijvoorbeeld wel een visie, maar “het waarom” wordt onvoldoende verteld. Medewerkers voelen de noodzaak voor de verandering dan niet. Of het gaat om draagvlak: medewerkers zijn niet tijdig of helemaal niet geïnformeerd en voelen zich niet betrokken. Het probleem blijft dan ‘van de ander’, ze voelen weinig noodzaak om zelf te veranderen. De moeilijkste stap voor verandermanagers is het implementeren van verandering. Dat is waarom interne communicatie voor verandermanagers zo relevant is!
Wat is verandercommunicatie?
Verandercommunicatie is de interne communicatie binnen een bedrijf of organisatie gerelateerd aan cultuur- en/of organisatieverandering. Het omvat alle communicatie(uitingen), de interventies en het (voorbeeld)gedrag dat gaat over het waarom, wat en hoe van de verandering. Interne communicatie gaat over de relatie tussen leidinggevenden en medewerkers, top-down én bottom-up. Een belangrijk aspect van verandercommunicatie is de focus op gedrag: wat is het huidige en het gewenste gedrag? Verandercommunicatie activeert medewerkers om in beweging te komen, creëert draagvlak en negeert weerstand niet.
Interne communicatie als randvoorwaarde
Om te kunnen implementeren, moet je eerst communiceren. Medewerkers informeren over de veranderingen, de timing en de benodigdheden. Antwoord geven op vragen van medewerkers, zoals: kan ik mijn taken blijven uitvoeren? Moet ik iets nieuws leren? Houd ik dezelfde collega’s? Kan ik mijn functie behouden? Waar kan ik terecht bij vragen? Communicatie speelt ook een belangrijke rol in de ‘zachte kant’ van de verandering: wat verandert er voor mij? Wat vind ik daarvan? Geef medewerkers de tijd om te wennen, te leren en zo uiteindelijk: te veranderen. Als er niet tijdig wordt gecommuniceerd, kunnen nieuwe systemen of werkprocessen wel klaar zijn, maar worden ze niet gebruikt.
Interne communicatie is tweerichtingsverkeer
Bij communicatie denken veel mensen direct aan het zenden van informatie. Een nieuwsbericht, poster of video is nodig om medewerkers van de benodigde achtergrondinformatie te voorzien. Maar interne communicatie is vooral tweerichtingsverkeer! Het gaat erom medewerkers inspraak te geven, door het gesprek aan te gaan: wat heb je nodig om te kunnen veranderen? Wat kan deze verandering voor jou betekenen? Welke risico’s zie je? En welke maatregelen kunnen we treffen? Als de verandermanager de keuze al heeft gemaakt, is hij een andere gesprekspartner. Een verandermanager die een gewogen keuze maakt, kan de versnelling of vertraging van een verandering beter sturen.
Interne communicatie is verandercommunicatie
Steeds vaker gaat interne communicatie over verandercommunicatie: wat is het huidige en het gewenste gedrag? En hoe kunnen we medewerkers helpen stappen te zetten in die verandering? Door met verandercommunicatie op concrete gedragingen te focussen, maak je de verandering toegankelijk. Je vraagt dan niet om “te professionaliseren” maar bijvoorbeeld om “externe stakeholders formeel aan te spreken”. Om te veranderen moet gedrag consequent en herhaaldelijk uitgevoerd worden. Dan is het belangrijk dat iedereen weet wat “professionaliteit” voor het bedrijf betekent.
Zonder interne communicatie, zonder tweerichtingsverkeer en zonder te kijken naar gedrag, verandert er weinig in organisaties. Dan verandert hoogstens de opdracht van de verandermanager 😉
