4 TIPS DIE ERVOOR ZORGEN DAT MEDEWERKERS ZICH GEHOORD VOELEN
Welkom, tof dat je de medewerkers in je organisatie wil horen!
Ik ben Ellen, communicatieadviseur bij Code Geel. Ik verdiepte me al eerder in verandercommunicatie en draagvlak, tijdens het schrijven van mijn scriptie voor de opleiding Communicatie- en Informatiewetenschappen. Samen met medestudenten onderzocht ik wat het betekent om je niet gehoord te voelen als onderdeel van een groep, want helaas hebben veel groepen in onze samenleving dit gevoel. Denk bijvoorbeeld aan een groot deel van stemmend Nederland, starters op de huizenmarkt of ontevreden zorgpersoneel. Een groep kan zich niet gehoord voelen door de maatschappij in het algemeen, door de overheid, maar ook door een organisatie. Soms komen ze in opstand, maar ook stille weerstand vertraagt veel verandertrajecten.
First things first: waarom je wil dat jouw medewerkers zich gehoord voelen
Misschien herken je het in je eigen organisatie, of heb je zelf wel eens ervaren hoe belangrijk het is om medewerkers écht te horen in het proces van een verandering. Als veranderaar, of juist als medewerker waarvan werd verwacht mee te veranderen. Want waar verandering is, is weerstand. Als medewerkers zich gehoord voelen in hun twijfels, bezwaren of vragen, kan het draagvlak voor de gewenste verandering groeien. Aandacht voor bezwaren voedt het vertrouwen van medewerkers. Draagvlak is essentieel, want zonder draagvlak zal een grote veranderbeweging uitblijven.
Het is dus belangrijk dat alle betrokkenen zich gehoord voelen tijdens een verandertraject. Maar hoe doe je dat dan, en wat wil je juist vermijden? Ik neem je graag mee in een aantal bevindingen uit interviews die ik afnam in het kader van mijn scriptie. De participanten waren mensen die aangaven zich niet gehoord te voelen door een overheidsinstantie.
1. Ruimte om je te kunnen uiten
Het is heel belangrijk dat medewerkers de kans hebben om zich te uiten. Dat hoeft niet meteen een diepte-interview te zijn met iedere medewerker, maar sta bijvoorbeeld eens stil bij de vraag: is het duidelijk bij wie jouw medewerkers terecht kunnen met vragen en zorgen? Als een boodschap niet geuit kan worden, kan de veranderaar er ook niks mee doen. Om te ontdekken wat er speelt, kan je medewerkers natuurlijk ook direct vragen hoe zij tegen de verandering aan kijken. Dat zou bijvoorbeeld kunnen tijdens een bijeenkomst die in het teken van de verandering staat. Let er dan dus wel op dat de invulling van die bijeenkomst niet puur informerend is, maar dat medewerkers ook een kans krijgen om hun mening te uiten of vraag te stellen. Zo voorkom je dat medewerkers zich gepasseerd voelen, want dan zal het draagvlak snel afnemen.
2. Erken de impact
Medewerkers weten nu wie ze kunnen bereiken, en hoe ze diegene kunnen bereiken. Aan jou als veranderaar de taak om deze ervaringen te horen en erop te reageren. Als medeweker, maar ook als mens, wil je dat anderen je zien staan. Als je je zorgen maakt, wil je niet dat je manager of projectleider zomaar over je zorgen heen walst, maar moeite doet om jouw perspectief op de situatie te begrijpen. Daar is empathie voor nodig. Een verandering heeft impact op het (werk)leven van jouw medewerker; probeer dat te erkennen. Doe dat niet alleen voor populariteitspunten, maar probeer je medewerkers echt te begrijpen. Vraag dus ook door, zodat je een compleet beeld krijgt van iemands visie. Zo kan je erachter komen waarom die ene medewerker zo veel tegengas geeft, en kan je wellicht beter inschatten wat diegene nodig heeft om mee te kunnen bewegen.
3. Sta open voor input
We weten nu hoe we medewerkers de ruimte kunnen geven om hun mening te uiten en hoe we daar passend op kunnen reageren. Maar in hoeverre worden medewerkers betrokken in het veranderproces? Sta je open voor de ideeën die ze inbrengen? Het gevoel invloed te hebben, versterkt het draagvlak voor de veranderbeweging. Het gaat er niet per se om of de verandering wel of niet plaats zal vinden, maar juist over de aanpak en invulling van de verandering. Hoe beter de verandering aansluit op de werkvloer, hoe groter de impact van de verandering. Vraag bijvoorbeeld wat je medewerkers nodig hebben om de verandering te kunnen omarmen. Zo behouden ze – in een voor hen onzekere tijd – toch een stukje controle.
Een belangrijke side note: vraag je medewerkers alleen om input als je van plan bent om er wat mee te doen. Meningen peilen puur voor de vorm zal niet zo goed werken, want de kans is groot dat mensen daar doorheen prikken. Het gevolg? Weerstand groeit, draagvlak neemt af.
4. Tell me why
Tot slot is het belangrijk dat medewerkers begrijpen waarom een verandering plaatsvindt, met name als ze er niet direct positief over zijn. Daar is een duidelijke en complete uitleg voor nodig, in begrijpelijke taal. Begin goed: betrek je medewerkers op tijd bij de verandering en bedenk wie de boodschap communiceert. Niks zo vervelend als via via ergens achter komen, terwijl de collega waar je dagelijks mee samenwerkt vorige week al op de hoogte was. Sta ook paraat om vragen te ontvangen en erop te reageren, want heldere antwoorden helpen je medewerkers om een completer beeld te krijgen van de veranderbeweging én van de noodzaak van de verandering.
Draagvlak vergroten door medewerkers te horen
Deze tips zijn slechts een klein onderdeel van effectieve verandercommunicatie, maar hopelijk helpen ze jou verder in de veranderbeweging die jij in gang wil zitten. Zo kan je ervoor zorgen dat medewerkers zich gehoord voelen:
- Geef medewerkers de ruimte om hun verhaal te doen
- Reageer er empathisch op en erken de impact
- Neem de feedback van medewerkers mee in de veranderbeweging
- Communiceer de ‘why’ op een heldere manier
Wil je meer weten over dit onderwerp, of kan je hier hulp bij gebruiken in jouw organisatie? Laat van je horen, we denken graag met je mee!
Alle ins en outs leren over een krachtig veranderverhaal vertellen? Bekijk dan eens onze training hierover!
