creatieve versterking van interne communicatie

icov

De uitdaging

Voor iCOV, een samenwerkingsverband binnen de overheid, hebben we voor langdurige versterking van interne communicatie gezorgd. iCOV maakt datarapportages voor mensen in de financiële opsporing en toezichthouders. We hielpen deze organisatie met verschillende hulpvragen op het gebied van communicatie. Een greep uit de vraagstukken waar we in zijn gedoken:

Hoe maak je een organisatie communicatiever?

Storytelling

Eén van de uitdagingen binnen de organisatie was om meer te communiceren over de impact van het werk wat ze deden. Waar hebben de rapportages tot geleid? Hiervoor gingen we in gesprek met informatierechercheurs die met de rapportages werkten. Deze interviews vergrootten het zicht in het effect van de rapportages, gaven de deelnemende partners binnen het samenwerkingsverband beter beeld van elkaars werk, en droegen bij aan de verantwoording van de organisatie.

Hoe versterk je de communicatie?

De basis op orde

Een andere verbeterkans die we zagen was het versterken van een aantal communicatiebouwstenen. Zo was bijvoorbeeld de huisstijl nog niet eenduidig: de elementen waren aanwezig, maar er waren geen richtlijnen over de toepassing hiervan. Daarom hebben we een huisstijlgids met voorbeelden en templates ontwikkeld.

Ook over terminologie ontstond geregeld verwarring. In een samenwerkingsverband waar 16 organisaties aan deelnemen, zweven er oneindig veel afkortingen, termen en schrijfwijzen rond. Hiervoor hebben we ‘het groene boekje’ ontwikkeld, waar we veelgebruikte termen bij elkaar hebben gebracht en verduidelijkt.

Hoe geven we aandacht aan organisatiecultuur?

Spelenderwijs aan de slag

Door een groei in het aantal medewerkers en een verhuizing naar een groter kantoor, ontstond de behoefte om aandacht te besteden aan organisatiecultuur. We ondersteunden HR hierin door eerst met alle collega’s de cultuur van de organisatie scherp te krijgen. Hoe wordt dit ervaren, en wat houdt dat in? Vervolgens hebben we een gespreksstarter ontwikkeld in de vorm van een spel, waarin de drie gekozen cultuurwaarden door middel van dilemma’s, vragen en opdrachten behandeld werden.

Hoe zorgen we ervoor dat collega's in actie komen?

Interne weerbaarheids-campagne

Afdeling informatiebeveiliging worstelde met de vraag: hoe kunnen we medewerkers motiveren om blijvend actie te ondernemen op het gebied van digitale weerbaarheid? Vaak weten medewerkers wel wat er van ze verwacht wordt, maar de wens was om deze kennis ook terug te zien in dagelijkse handelingen. We maakten een plan om informatiebeveiliging en de invloed van medewerkers hierop onder de aandacht te brengen. Dit leidde tot het ontwikkelen van een jaarkalender: elke maand stond er een andere interventie op het programma. Zo startte het jaar bijvoorbeeld met zelfreflectie door middel van een checklist, worden er workshops en risico-inventarisatie sessies georganiseerd, en wordt er een foutenfeest gehouden om foutjes bespreekbaar te maken en van elkaar te leren.