Welke stappen kan je zetten om een organisatie voor te bereiden op verandering?
Per 1 januari 2024 is het gebruik van wegwerpbekers op veel plekken verboden. Dat geldt ook voor kantoren. Deze transitie van wegwerp naar hergebruik hebben wij voor een onderdeel van de Rijksoverheid begeleid. Samen met de facilitaire afdeling hebben we stappen gezet om de organisatie voor te bereiden. Een praktische en concrete verandering. Wat hebben we gedaan om het veranderproces soepel te laten verlopen? Je leest het in deze blog!
Hoe ziet het veranderproces ‘van wegwerp naar hergebruik’ eruit?
Elke verandering is anders en heeft daarom ook een andere benadering nodig. Deze verandering was concreet en zichtbaar. Daarnaast maakten de volgende twee eigenschappen het veranderproces eenvoudiger:
- Een duidelijke why: de waarom-vraag wordt vaak gesteld bij een verandering, en is voor veel mensen nodig om aan boord te kunnen gaan. Deze verandering heeft een duidelijke why: wegwerpplastic is schadelijk voor het milieu, én daarnaast zorgt de regelgeving ervoor dat je uiteindelijk wel mee moet bewegen, ondanks dat je misschien wel weerstand of ongemak ervaart.
- Helder handelingsperspectief: niet weten wat er van je verwacht wordt als medewerker, of niet weten wat het gewenste gedrag nou precies is, kan het veranderproces vertragen. In dit geval was het helder wat er van medewerkers verwacht werd: hun persoonlijke herbruikbare koffiebeker ophalen, en in gebruik nemen. Op die manier kunnen ze laagdrempelig bijdragen aan minder wegwerpplastic in Nederland.
Welke stappen kan je zetten voor een soepel veranderproces?
Het lijkt een eenvoudige en duidelijke verandering. Toch is het belangrijk om ook een concrete verandering goed voor te bereiden. Zo konden we paniek bij de koffieautomaten voorkomen als er geen wegwerpbekertjes meer zouden staan. Want wat is een kantoor zonder koffie? 😉 Deze stappen hebben we gezet:
- Betrek je doelgroep vanaf het begin en geef keuzevrijheid: de facilitaire afdeling koos ervoor om een persoonlijke herbruikbare beker te verstrekken aan medewerkers. Met een poll werd gepeild welke beker de voorkeur had, en bekers werden vervolgens besteld naar rato van de uitkomsten. Op die manier was er ruimte voor keuzevrijheid binnen de kaders. Dat is een handige tool om weerstand te verminderen (‘Anderen bepalen wat ik moet doen!’ > ‘Welke van deze opties past het best bij mij?’). Ook werden medewerkers gaandeweg geüpdatet over het veranderproces.
- Doe het samen: wie is er allemaal betrokken bij de implementatie? In dit geval waren de supervisors van de kantoren een belangrijke doelgroep. Breng de betrokkenen in kaart, en vraag om hun input. Zij weten immers het beste welke problemen en uitdagingen er kunnen ontstaan. Maak ook duidelijke afspraken met de betrokkenen: wat verwacht je van team X en welke taken pakt team Y op? Zo kan er geen verwarring ontstaan over de taakverdeling, en laat je zien dat je het totaaloverzicht bewaakt.
- Kijk alvast vooruit: de praktijk is vaak anders dan de theorie, en de realiteit is vaak anders dan de verwachting. Toch kan je op een hoop dingen wel voorbereid zijn, door alvast te bedenken welke scenario’s mogelijk zullen gebeuren. Zo stelden we bijvoorbeeld een FAQ op met mogelijke vragen, oefenden we met acteurs, en werd er een testdag gehouden op één locatie.
- Zorg dat je doelgroep er niet omheen kan: er zullen altijd mensen zijn die de nieuwsberichten niet lezen of geen aandacht schenken aan de standaard communicatiemiddelen op locatie. Zorg dus dat je opvalt, en kies hier een logische plek voor. Zo werden de koffiebekers bijvoorbeeld uitgedeeld bij de ingang van kantoor tijdens de eerste dagen van de implementatie. Ook kozen we voor communicatie op de plek waar die het meest van belang is: de koffieautomaten! Een kleurrijke wobbler herinnerde de medewerkers aan de nieuwe wetgeving, en nodigde hen uit een eigen beker op te halen.
Elke verandering heeft andere stappen nodig. Kan je hulp gebruiken om te bepalen welke stappen jij kan zetten in het veranderproces binnen jouw organisatie? Wij denken graag met je mee! Neem gerust eens contact op.
