Een nieuwe manier van werken implementeren

Royal Hzpc group

De uitdaging

Om als grote en internationale organisatie toekomstbestendig te blijven, is het van belang dat collega’s efficiënt (samen)werken. Hoe opereer je als multinational als één geheel, en hoe zorg je ervoor dat collega’s van elkaar blijven leren?

Dit was het vraagstuk van Royal HZPC Group. Om Fit for the Future te worden, wilde de organisatie een nieuwe manier van werken implementeren. Met de inzet van verander-communicatie heeft CODE GEEL deze organisatieverandering in gang gezet.

Onze aanpak

Stap 1. De verandering scherp krijgen

Verandering aan de menselijke kant betekent automatisch een verandering in gedrag. Daarom zoomden we in op het huidige gedrag, en definieerden we het gewenste gedrag. Hoe ziet de nieuwe manier van werken eruit? Wat verwachten we van onze collega’s? Dat deden we door middel van gesprekken met het Management Team en met een diverse groep collega’s vanuit de organisatie. Uit die gesprekken bleek dat de grootste winst te behalen valt in nauwere samenwerking over afdelingen heen, en in het toepassen van uniforme werkwijzen. Zo kwamen de twee pijlers van de nieuwe manier van werken tot stand: Seek Synergy en Master the Process.

Stap 2. Inzetten op ervaring

We geloven dat een verandering krachtiger is als je er niet alleen over leest of hoort, maar het ook ervaart. Daarom ontwikkelden we een op maat gemaakte serious game, die we speelden met 200 collega’s. Een serious game  is een manier om het plezier in de verandering te vergroten, en zet de verandering in je organisatie kracht bij. Collega’s oefenden met de nieuwe manier van werken, en maakten daarna de vertaalslag van het spel naar hun dagelijks werk. Ook niet onbelangrijk: het zorgde voor een onvergetelijke middag met veel lachende gezichten.

Stap 3. Aanvullende communicatiestrategie

Daarnaast ontwikkelden we ondersteunende communicatiemiddelen om de nieuwe manier van werken per team te implementeren, want we zien het spelen van een serious game altijd als een onderdeel van de strategie. Denk aan een handzaam Fit for the Future boekje waarin helder beschreven staat waar we naar streven en wat we van de medewerker verwachten, en feedbacksessies voor teams om samen tot concrete verbeterpunten te komen wat betreft Seek Synergy en Master the Process. Met deze handvatten hielpen we collega’s om de nieuwe manier van werken eigen te maken.

Previous slide

Next slide

De eerste ondervindingen

Na het spelen van de serious game hebben we de medewerkers gevraagd wat ze ervan vonden. Daar zaten veelbelovende inzichten tussen!

“Heel waardevol om het zo te ervaren. Ik besefte me pas later dat je de informatie van je eigen afdeling mee moest nemen naar je taakteam, dus buiten je eigen team kennis delen. Dat moeten we in ons werk ook meer doen!”

“Ik herken de hectiek van het spel ook in onze dagelijkse werkzaamheden. Iedereen werkt enorm op zichzelf in plaats van samen. Dat gebeurde nu in het spel, mensen die zelf rondliepen om middelen te gaan zoeken, maar dat herken ik ook bij HZPC.”

“De ervaring dat je soms niet alle middelen of kennis in huis hebt, en die dus bij andere afdelingen moet gaan halen. Bijvoorbeeld: de introductie van een nieuw ras op de markt, dan kan er veel fout gaan bij de implementatie, wat weer handige informatie is voor research.”

“Ik heb eigenlijk weinig contact met andere afdelingen, dus ik kan hier veel van leren. Over waarom het belangrijk is en dat contact toch vaker te gaan leggen.”

“Ondanks een stroeve start doordat key stakeholders vertrokken, het van tijd-tot-tijd ontbreken van ownership door de HZPC collega’s en ook een tussentijdse verandering van koers, is het CODE GEEL gelukt om focus te houden op de eindstreep, en dusdanig flexibel te blijven om uiteindelijk een huzarenstuk te leveren: het lanceren van ‘Fit for the Future’.

Het succes hiervan was alleen mogelijk door het zetten van de juiste ‘tone of voice’, het ontrafelen van de pijnpunten en het vaststellen van de te varen koers. CODE GEEL ontwikkelde een supergave en passende gamification, waren key voor wat betreft de maandelijkse global updates & broadcasts en andere communicatie via Intranet.

Dankzij Anne, Ellen en de gamification is er een euforiegevoel ontstaan en zijn de medewerkers in hun veranderkracht gezet hoe wij Fit for the Future moeten en kunnen zijn. Met hun legacy is er geen twijfel dat Fit for the Future geborgd gaat worden en een belangrijke bijdrage gaat zijn voor de volgende 125 jaar bestaan van HZPC. Wij kijken uit naar onze volgende samenwerking!”

Ronald Peereboom, Global Head of People & Performance bij Royal HZPC Group