Medewerkers betrekken bij
het kantoor van de toekomst
Onderdeel van de rijksoverheid
De uitdaging
Ons werk, en hoe we onze werkplek gebruiken, verandert. Thema’s als duurzaamheid, vitaliteit en verbinding worden steeds belangrijker in ons leven. Hoe kan je daar als werkgever op inspelen? Die vraag speelde bij onze opdrachtgever, een facilitaire dienstverlener voor de Rijksoverheid.
Deze facilitaire dienstverlener betrok medewerkers om de beste keuzes te kunnen maken voor hun kantoor van de toekomst. Per project zocht CODE GEEL naar passende communicatie-middelen om de medewerkers te bereiken en te betrekken. Want voor verandering is draagvlak nodig.
Onze aanpak
1. Ondersteuning in beurs en belevingstest voor medewerkers
Kunnen medewerkers hun energieniveau voldoende op peil houden tijdens de werkdag? Hoe kunnen we meer momenten van verbinding faciliteren? Zijn eigen bureaus en koffieautomaten op elke gang nog wel van deze tijd? Waar ligt de behoefte qua voeding en dranken? Om dit te onderzoeken, organiseerden we samen met de opdrachtgever Proef de toekomst: twee evenementen die medewerkers de kans gaven om nieuwe kantoorconcepten te testen en te beoordelen. Ook hielpen we in de organisatie van de belevingstest, die medewerkers een stem gaf in het proces van de aanbesteding voor catering en dranken. CODE GEEL ondersteunde in de ontwikkeling van het concept, de communicatie, en de organisatie.
2. Opzetten van vitaliteitsproef
Voor een organisatieonderdeel met veel ziekteverzuim wilde onze opdrachtgever experimenteren met een vitaliteitsproef. Tijdens de proef van een half jaar, konden medewerkers gebruikmaken van verschillende tools om te werken aan hun vitaliteit op de werkplek. CODE GEEL hielp in de conceptontwikkeling en organisatie van de proef. Door opties te geven in tijd (5 minuten vitaliteit, 15 minuten vitaliteit, 50 minuten vitaliteit), werd ‘werken aan vitaliteit’ laagdrempeliger en overzichtelijk. Want werken aan je vitaliteit kan al vanaf 5 minuten per dag! Ook organiseerden we sessies met leidinggevenden en vitaliteits-ambassadeurs: zij hadden een belangrijke rol in de proef, en we nodigden ze uit om te veranderbeweging kracht bij te zetten.
3. Begeleiding in transitie naar duurzaam bekergebruik
Aan sommige veranderingen ontkom je niet: in het geval van een wetswijziging bijvoorbeeld. Met het verbod op wegwerpplastic, implementeerde onze opdrachtgever een duurzaam alternatief. Ook in zo’n concrete verandering kan verandercommunicatie ondersteunen om weerstand te verminderen. Zo mochten medewerkers aangeven welke herbruikbare beker hun voorkeur had, werden facilitaire teams goed voorbereid tijdens bijeenkomsten en FAQ’s, en ontwikkelden we kleine interventies om het gewenst gedrag van medewerkers (de eigen beker gebruiken) te stimuleren.
Een match met de visie van code geel
Met veel plezier werkten we aan deze projecten die stuk voor stuk focus hadden op betrokkenheid van medewerkers. Door medewerkers actief te betrekken, groeide het draagvlak voor de veranderingen en verminderde de weerstand. Dat is de kracht van verandercommunicatie!
“Het begon als een eenmalig evenement in één van onze Rijkskantoren waarbij Code Geel een groot deel van de organisatie voor haar rekening nam. De fijne samenwerking smaakte naar meer en er volgde een tweede evenement en enkele andere projecten. De medewerkers van Code Geel zijn gedreven en doen er alles aan om je te ondersteunen maar ook te ontzorgen. Ik kijk uit naar de samenwerking in een nieuw project welke we binnenkort gaan starten: medewerkers betrekken in experimenten die duurzame inzetbaarheid van medewerkers bevorderen.”
Juul van ’t Hooft, Innovatiemanager bij een onderdeel van de Rijksoverheid
Heb je hulp nodig bij het betrekken van medewerkers bij jouw organisatieverandering?
Ellen denkt graag met je mee!
