Voorkom veelvoorkomende fouten in organisatieverandering en zorg voor een krachtige implementatiestrategie
Eerder schreven we al over veelgemaakte fouten in organisatieverandering en hoe je deze, volgens het verandermodel van Kotter (2011), kunt voorkomen. We bespraken het belang van een leidende coalitie en een krachtige visie, en gaven tips voor het communiceren van deze verandervisie.
In deze blog geven we je tips voor de laatste fases van je verandering: houvast voor een ijzersterke implementatiestrategie om de verandering in te slijten in de organisatiecultuur. Want laten we eerlijk zijn, als je er bijna bent, is de verleiding groot om snel over de finish te willen vliegen. Lees hieronder hoe je twee veelvoorkomende fouten in het laatste stadium van jouw organisatieverandering kunt voorkomen.
Te vroeg juichen
Yes! Je hebt al heel veel stappen gezet, bent er bijna en het einde is in zicht. Lekker bezig! Dit is alleen niet het moment om te verslappen in je implementatiestrategie. Vaak gebeurt dit wel… Het is niet dat we afraden om tussentijds te juichen. In tegendeel, het is belangrijk om successen te vieren, heel graag zelfs. Maar successen vieren kan de suggestie wekken dat het werk erop zit. En het gevaar dat in te vroeg juichen schuilt, is dat men terugvalt in oude gewoontes en patronen. Dat is zonde van al het werk dat gedaan is. Hoe kun je dan wél juichen bij tussentijdse successen, maar tegelijkertijd een terugval voorkomen?
- Wees je bewust van het feit dat je er nog niet bent en dat er nog stappen te zetten zijn. Maak deze acties concreet en zorg dat je een realistisch beeld hebt van het benodigde werk en de tijd die het gaat kosten. Maak je team hier deelgenoot van en verdeel de taken. Een overzicht van concrete taken zorgt voor eigenaarschap en verantwoordelijkheidsgevoel om de taken af te ronden. Dit voorkomt illusies en verschillende verwachtingen.
- Zorg dat de gewenste resultaten en doelen beschreven zijn: waar moeten jullie naartoe? En wanneer zijn jullie daar? Dan weet iedereen waar zijn/haar taken aan bijdragen en waar hij/zij naartoe moet werken. Kortom: wanneer het echt ‘af’ is.
- Maak de zwaarte van de laatste loodjes bespreekbaar met je team: hoe zit iedereen in de wedstrijd? Wat heeft iedereen nodig om de laatste stappen te zetten?
- Maak ruimte voor voortschrijdend inzicht: misschien heb je een tijd terug, aan het begin van de verandering, de doelen beschreven. Check, nu het einde nadert, of deze nog concreet en passend genoeg zijn. Moet er wat bijgeschaafd worden? Doe dat dan. Dat maakt je implementatiestrategie sterker en beter passend bij het huidige reilen en zeilen van je organisatie. Het doel halen moet geen doel op zich worden.
Verandering niet verankeren in de organisatiecultuur
Soms lijkt de implementatiestrategie van een verandering te zijn geslaagd. Je hebt alle vooraf geplande (en spontane) stappen zorgvuldig doorlopen en ziet in eerste instantie positieve resultaten. Na enige tijd blijkt dat de verandering moeite heeft om stand te houden. Iedereen lijkt weer te vervallen in de oude patronen. Met andere woorden, de doorgevoerde verandering lijkt niet in te slijten in de organisatiecultuur. Wat doe je dan? De veranderingen blijven alleen als het bijbehorende gedrag ‘het nieuwe normaal’ is geworden.
Er zijn twee factoren belangrijk bij het verankeren van de verandering in de organisatiecultuur:
- Laat mensen zien wat de veranderingen concreet hebben opgeleverd. Hoe hebben procesmatige/systematische veranderingen en veranderingen in menselijk gedrag bijgedragen aan het verbeteren van prestaties en fijne manier van werken? In het kader van eerst zien dan geloven (hoe heel veel mensen in elkaar steken), helpt het om daadwerkelijk met cijfers te komen. Zorg dat je in je implementatiestrategie nadenkt over hoe je de beoogde resultaten kunt evalueren en meetbaar kunt maken.
- Maak de veranderingen een blijvend onderwerp van gesprek, houd het levend. Gedragsverandering kost tijd en een cultuurverandering duurt dus lang. Cultuur verandert pas als het gedrag en de handelingen van mensen verandert. Pas als nieuw gedrag voor een langere periode voordeel heeft opgeleverd voor mensen en zij verband zien tussen hun gedrag en de verbeteringen en prestaties op organisatorisch niveau. Het is dus belangrijk dat er voldoende tijd wordt genomen om de veranderingen met bijbehorend gedrag zorgvuldig te integreren. Zodat het management en de medewerkers de vernieuwingen begrijpen en doorvoeren. Erover blijven praten zorgt ervoor dat het niet naar de achtergrond verdwijnt.
Ben je nou benieuwd naar hoe een volledig veranderproces in zijn werk gaat en welke onderdelen nog meer van belang zijn in een sterke implementatiestrategie? Ben je op zoek naar concrete tips hoe je verandercommunicatie effectief kunt inzetten? Dan is onze tweedaagse Masterclass Verandercommunicatie misschien iets voor je. Neem vooral een kijkje en neem gerust contact op als je wil overleggen of het iets voor je is! Dat kan via cherique@codegeel.co.
