In een wereld die nooit stil lijkt te staan, veranderen organisaties continu. Of het nu gaat om een reorganisatie, nieuwe technologie of een andere strategische richting. Communicatie over die verandering is onmisbaar. Toch ligt die verantwoordelijkheid vaak alleen bij communicatieadviseurs of verandermanagers, terwijl het eigenlijk van iedereen zou moeten zijn.
Dat is een gemiste kans. Verandercommunicatie is namelijk niet alleen een taak voor specialisten; het is een taak van iedereen binnen de organisatie. Waarom? In deze blog leggen we het je uit!
Waarom verandercommunicatie een taak is voor iedereen?
Succesvolle verandering vraagt om betrokkenheid en actie van iedereen. Effectieve communicatie moet van alle kanten komen: van boven, van beneden en zijwaarts. Iedereen, van teamleider tot collega, heeft invloed op het proces. Iedereen in een organisatie heeft invloed op het veranderproces, of het nu een teamleider, een HR-medewerker of een collega op de werkvloer is. Dat zorgt namelijk voor:
- Geloofwaardigheid en vertrouwen: Medewerkers hebben vaak meer vertrouwen in directe collega’s of hun directe leidinggevende dan in anonieme, centraal gestuurde communicatiemiddelen.
- Collectieve kennis wordt benut: Iedereen binnen de organisatie heeft unieke perspectieven en inzichten. Door de verantwoordelijkheid voor communicatie breder te delen, kun je deze collectieve kennis benutten om betere en meer gerichte boodschappen over te brengen.
- Snellere identificatie van obstakels: Medewerkers die dagelijks met processen werken, zijn vaak de eersten die problemen signaleren. Als zij zich verantwoordelijk voelen voor communicatie, kunnen obstakels sneller worden gesignaleerd en opgelost.
- Meer betrokkenheid: Wanneer iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het overbrengen en bespreken van veranderingen, voelen medewerkers zich meer betrokken bij het proces. Dit vergroot de kans op draagvlak en succes.
Wie zijn je doelgroepen?
Om verandercommunicatie effectief te maken, is het essentieel om te begrijpen wie je doelgroepen zijn. Dit gaat veel verder dan het traditionele onderscheid tussen ‘management’ en ‘medewerkers’. Binnen een organisatie kunnen doelgroepen op verschillende manieren worden gedefinieerd:
- Hiërarchische niveaus
- Leidinggevenden: Zij spelen een sleutelrol als vertalers van de centrale boodschap naar hun teams. Medewerkers: Zij zijn de uitvoerders van verandering en moeten zowel begrijpen waarom verandering nodig is als hoe dit hen persoonlijk raakt.
- Functionele rollen
- Afdelingen: Elke afdeling kan verschillende prioriteiten en behoeften hebben met betrekking tot de verandering.
- Verschillen in houding en gedrag
- Innovators en early adopters: Enthousiaste voorlopers die de verandering omarmen.
- Majority: Medewerkers die behoefte hebben aan informatie en overtuiging.
- Weerstanders (‘laggards’): Zij die moeite hebben met verandering en mogelijk actief tegenwerken.
Hierover lees je meer in onze blog over de innovatiecurve.
Als verandercommunicatie een taak is van iedereen, is het extra belangrijker dat iedereen begrijpt wie de doelgroepen zijn en wat hun specifieke behoeften en zorgen zijn. Wat houdt mensen bezig? Waar liggen hun zorgen of vragen? Zonder dit inzicht is de kans groot dat boodschappen niet aankomen of verkeerd worden begrepen.
Hoe verandercommunicatie een taak van iedereen wordt
Het idee van gezamenlijke verantwoordelijkheid klinkt goed, maar hoe zorg je ervoor dat dit werkelijkheid wordt? Hier zijn enkele strategieën:
- Creëer een cultuur van transparantie: Transparantie is de basis van gedeelde verantwoordelijkheid. Medewerkers moeten toegang hebben tot relevante informatie en de vrijheid voelen om vragen te stellen en zorgen te delen.
- Train en faciliteer communicatievaardigheden: Niet iedereen is van nature een goede communicator. Bied training en hulpmiddelen aan om medewerkers te helpen effectief te communiceren over veranderingen.
- Maak van leidinggevenden ambassadeurs: Leidinggevenden hebben een grote invloed op hoe veranderingen worden ontvangen. Zorg ervoor dat zij goed op de hoogte zijn en de vaardigheden hebben om boodschappen op een inspirerende en duidelijke manier over te brengen.
- Stimuleer peer-to-peer communicatie: Verandering landt pas echt als mensen er samen over praten. Dus moedig dat aan in teamoverleggen, dagstarts, projectgroepen, of gewoon tussen de bedrijven door. Hoe meer er gedeeld en besproken wordt, hoe makkelijker de verandering gaat leven.
- Erken en waardeer inspanningen: Laat zien dat je het waardeert als collega’s helpen om de verandering goed over te brengen. Geef een compliment in het teamoverleg, zet iemand in het zonnetje in de nieuwsbrief, of verras ze met iets kleins. Dat motiveert en werkt aanstekelijk.
- Monitor en evalueer regelmatig: Houd bij hoe de communicatie wordt ontvangen en pas je strategieën aan waar nodig. Feedback van medewerkers is hierbij essentieel.
Verandercommunicatie: zet de hele organisatie ‘aan’
Verandercommunicatie is te belangrijk om alleen bij de specialisten neer te leggen. Het succes van verandering hangt af van de gezamenlijke inzet van iedereen binnen de organisatie. Door doelgroepen goed te begrijpen en een cultuur van gedeelde verantwoordelijkheid te creëren, kun je ervoor zorgen dat verandercommunicatie niet alleen effectiever, maar ook inclusiever wordt. Het resultaat? Een organisatie die niet alleen verandert, maar ook groeit.
